Correspondencia Oficial

Redacción Oficial 


   Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del estado, deben ser mesurados en su contenido y claros y claros en las materias que tratan.
   En esta correspondencia existen formulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
 La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

La Redacción Oficial se clasifica en tres grupos:

Comunicaciones Oficiales

  • Oficio 
  • Circular 
  • Memorándum 
Documentos Oficiales
  • Certificado 
  • Resolución 
  • Decreto 
Documentos Notariales
  • Declaración jurada 
  • Poder 
  • Acta
1. Comunicaciones Oficiales

  El Oficio
          Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata.
   Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamento, etc.
       La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen 3 tipos de Oficio 
  • Ordinario (Ord)
  • Reservado (Res)
  • Secreto (Sec)
" El Oficio Ordinario es  uno de las comunicaciones más utilizadas en la administración pública"      

La estructura del Oficio es :
  1. Membrete: indica el Ministerio, repartición, servicio, departamento etc.
  2. Clasificación y número de orden.
  3. Antecedentes (Ant).
  4. Materia (mat) corresponde a una síntesis del contenido. 
  5. Lugar y fecha de emisión.
  6. Preposición "De" : indica la autoridad que emite el documento.
  7. Preposición "A": indica la autoridad a quien se dirige.
  8. Contenido: Está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia.        
  9. Frase de saludo o despedida: saluda a ud, saluda Atte.         
  10. Inclusos o adjuntos: detallada los datos que acompañan.
  11. Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúscula) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeño. Timbre.
  12. Iniciales de responsabilidad.
  13. Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias.    
         




                                                   


La Circular                                                                    
    Este documento Oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
 Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros, y precisos.

 Se confecciona de acuerdo con la siguiente estructura:
  1. Membrete
  2. Título y número de orden
  3. Lugar y fecha de emisión
  4. Rubro alusivo a la materia 
  5. Texto, se escribe en párrafos numerados 
  6. Frase saludo
  7. Nombre, cargo y firma da la autoridad emisora
  8. Iniciales de responsabilidad
  9. Destinatarios 






El memorándum



    Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.
   La redacción debe ser clara, breve y precisa, eliminando tanto lo que sea innecesario.
     Actualmente, se utilizan impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio más pequeño.


Tiene la siguiente estructura:

1) Membrete: Indica el nombre de la institución
2) Palabra: MEMORÁNDUM y N° de orden
3) Fecha con números
4) Preposición "DE":Señala el cargo del remitente
5) Preposición "A": Señala el cargo del destinatario
6) Texto: Debe ser claro, breve y preciso
7) Comúnmente media firma
8) Iniciales de responsabilidad



















2) Documentos oficiales

 Certificado


   Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular.
   Por lo cual tiene importancia desde un punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

Estructura:
1) Membrete
2) Iniciales de responsabilidad
3) Palabra CERTIFICADO y N ° de orden
4) Texto: Debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que atestigua y destinación del documento
5) Lugar y fecha de emisión
6) Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad





  La resolución

  Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

Estructura:
1) Membrete
2) Lugar y fecha
3) Cita de las disposiciones pertinentes
4) Título RESOLUCIÓN
5) Puntos numerados que considera la resolución
6) Anotación común de: Anótese y comuníquese
7) Cita de la cantidad de copias de los destinatarios.





   

El decreto


 Se comprende como decreto a la resolución determinación, orden o mandato que por escrito extienden las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuando sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del que hacer nacional, regional, provincial o comunal.

Quienes están investidos de la postedad suficiente para dictar decretos son:

- El Presidente de la República.- Los Ministros de Estado.
- Los Directores Generales de los diversos servicios de la Administración Pública.
- Los Magistrados.
- Los Gobernadores.
- Los Intendentes.
- Los Alcaldes.

Estructura:
1) Ministerio que da origen al decreto.
2) Exposición resumida de la materia.
3) Lugar y fecha.
4) Título (Decreto con Fuerza de Ley).
5)Materia, distribuida en considerandos numerados.
6) Final: "Tómese razón..." etc. y la firma de la autoridad pertinente.






3) Documentos notariales

Declaración jurada

   Debe efectuarse en una notaría pública: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre - diseñado.



  Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente como juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones a cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra efecto de alguna de las incompatibilidades, en razón de los parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 490 inciso 2° del Código Orgánico de Tribunales.


Esquema:


1) Membrete de la notaría

2)Título del documento en mayúsculas: DECLARACIÓN JURADA
3) Identificación del declarante
4) Nombre completo, domicilio, RUT, estado civil
5) Frase "DECLARA BAJO JURAMENTO"
6) Situación declarado
7) Fecha
8) Firma del declarante
9) Nombre, firma y timbre de la notaría




   Poder

 Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otro para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

Simple: Es una carta - poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
Especial: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.






  El acta

  Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión.
   Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.

Estructura:
1) Membrete
2) Título "Acta" y N° de orden
3) Lugar y fecha de emisión
4) Lugar y nombre de las personas que asisten
5) Lectura del acta anterior
6) Tabla: temas que se tratarán
7) Acuerdos
8) Cierre
9) Firma del presidente y del secretario

 

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